Het ziekteverzuimkostenpercentage berekenen: een stap voor-stap uitleg

Wat je nodig hebt voor de berekening

Voordat je het ZVKP kunt berekenen, heb je twee gegevens per medewerker nodig over de gekozen periode: de loonkosten per dag, en het aantal verzuimde kalenderdagen. Voor de loonkosten tellen niet alleen het brutosalaris mee, maar ook sociale lasten zoals de premie voor het ziekterisico, WW-premie en de premie voor de zorgverzekeringswet. Bijdragen aan overige regelingen, zoals pensioen en VUT, horen hier ook bij.

Bij de kalenderdagmethode reken je verzuimde dagen niet om naar werkdagen. Je telt de kalenderdagen die vallen binnen de verzuimperiode, en trekt daar de wachtdagen vanaf die voor eigen risico van de werknemer komen, voor zover die van toepassing zijn binnen de organisatie.

De deeltijdfactor: kern van de methode

Bij de kalenderdagmethode zorgt de deeltijdfactor ervoor dat parttime en fulltime medewerkers eerlijk worden meegewogen. Deze factor wordt berekend door het aantal contracturen van een medewerker te delen door het aantal uren van een volledige aanstelling. Een medewerker die 20 uur werkt bij een fulltime norm van 40 uur heeft een deeltijdfactor van 0,5.

Het bijzondere aan de kalenderdagmethode is dat je deze factor aan beide kanten van de berekening toepast: zowel op het aantal verzuimde dagen (teller) als op het aantal kalenderdagen in de periode (noemer). Zo wordt voorkomen dat het verzuim van parttimers te zwaar meeweegt in het eindresultaat, terwijl de vergelijkbaarheid met fulltimers behouden blijft.

De berekening in vijf stappen

Een belangrijk detail bij stap 4: houd rekening met de hoogte van de loondoorbetaling. Bij veel organisaties wordt niet honderd procent van het loon doorbetaald tijdens ziekte, maar bijvoorbeeld zeventig procent na een bepaalde periode. In dat geval vermenigvuldig je de uitkomst van stap 4 met de toepasselijke factor, dus 0,7 bij een doorbetaling van zeventig procent, voordat je verder rekent.

Een vereenvoudigd rekenvoorbeeld

Wat het percentage niet meet

Het ZVKP zoals hierboven berekend, geeft de directe loonkosten van verzuim weer. Indirecte kosten, zoals overheadtoeslagen of productiviteitsverlies door vervanging, zitten hier niet in. Die kosten verschillen te sterk per organisatie om in een algemene standaard vast te leggen: bij de ene organisatie blijft werk liggen tot de medewerker terug is, bij de andere wordt direct vervangende arbeid ingehuurd tegen extra kosten. Het berekende percentage is daarmee een betrouwbare ondergrens van de werkelijke kosten, niet het volledige plaatje. Vermeld deze nuance altijd bij het delen van het cijfer met een werkgever, zodat er geen onterechte conclusies worden getrokken over wat er wel en niet in het percentage is meegenomen.

Hoe vaak bereken je het ZVKP?

De berekening van verzuimgrootheden gebeurt meestal per kwartaal of per jaar. Bij kwartaalcijfers is het belangrijk om rekening te houden met seizoensinvloeden, zoals griepepidemieen in de wintermaanden, die een tijdelijke piek in het percentage kunnen veroorzaken zonder dat er sprake is van een structurele trend. Dat los je op door te werken met voortschrijdende gemiddelden: je kijkt niet naar een geisoleerd kwartaal, maar naar het gemiddelde over de laatste vier kwartalen, zodat seizoenspieken worden uitgemiddeld.

Bij grotere werkgevers met veel medewerkers kan het zinvol zijn om maandcijfers te berekenen, al gaat de methodologische voorkeur meestal uit naar periodes van vier weken in plaats van kalendermaanden, omdat dat voor consistentere vergelijkingen zorgt. Voor de meeste arbodiensten en hun klanten is een kwartaalrapportage met een voortschrijdend jaargemiddelde de praktische middenweg: frequent genoeg om trends te signaleren, stabiel genoeg om niet te reageren op toevalsschommelingen.

Consistent rapporteren aan meerdere werkgevers

Voor een arbodienst die verzuimkosten rapporteert aan meerdere werkgevers tegelijk, is consistentie in de berekening minstens zo belangrijk als de berekening zelf. Als de ene rapportage rekening houdt met de deeltijdfactor en de andere niet, ontstaan er cijfers die op papier vergelijkbaar lijken maar dat in werkelijkheid niet zijn. Een vaste, systematische berekening voorkomt dat probleem. Elke werkgever krijgt dezelfde rekenmethode toegepast, ongeacht wie de rapportage samenstelt.

Waarom je dit niet handmatig wil blijven doen

Deze berekening per medewerker uitvoeren, optellen en vervolgens consistent herhalen voor een compleet klantenbestand van een arbodienst, is foutgevoelig en tijdrovend. Een enkele verkeerd toegepaste deeltijdfactor of een gemiste correctie voor het doorbetalingspercentage werkt door in het eindresultaat, en bij tientallen werkgevers tegelijk is dat risico reeel.

CompuCase berekent op basis van de vastgelegde loon- en verzuimgegevens automatisch de netto schade en tal van andere statistieken, volgens de kalenderdagmethode met deeltijdcorrectie. Die uitkomsten verwerk je direct in maatwerkrapportages die je met een werkgever deelt, zonder dat een casemanager daarvoor zelf handmatig per medewerker hoeft te rekenen.