Je verzuimpercentage is laag. Waarom kost verzuim je dan alsnog een vermogen?
Een directeur bekijkt het kwartaaloverzicht. Verzuimpercentage: 3,2%. Dat is laag, zeker vergeleken met het sectorgemiddelde. Reden voor tevredenheid, zo lijkt het. Maar drie maanden later blijkt uit de jaarrekening dat de verzuimkosten flink hoger uitvielen dan begroot. Hoe kan dat, met zo'n laag percentage?
Het antwoord zit in wat het verzuimpercentage niet meet. Het telt dagen, niet euro's. Als de mensen die verzuimen toevallig de senior medewerkers zijn met de hoogste salarissen, of als het verzuim langdurig is in plaats van kortdurend, dan kan een laag percentage alsnog een aanzienlijke kostenpost betekenen. Twee bedrijven met exact hetzelfde verzuimpercentage kunnen compleet verschillende financiële gevolgen hebben.
Daarvoor bestaat een aparte, minder bekende grootheid: het ziekteverzuimkostenpercentage. Waar het verzuimpercentage het aantal verzuimde dagen afzet tegen het totaal beschikbare werkdagen, zet het ziekteverzuimkostenpercentage de daadwerkelijke loonkosten van verzuim af tegen de totale loonkosten van de organisatie. Dat is een fundamenteel ander getal, en voor veel werkgevers een onbekend getal.
In dit artikel leggen we uit wat het verschil is tussen deze twee grootheden, waarom het ziekteverzuimkostenpercentage relevanter is voor een directeur die naar de financiële kant van verzuim kijkt, en hoe je dit als arbodienst inzichtelijk maakt voor je klanten zonder handmatige berekeningen.
Wat het verzuimpercentage wel en niet vertelt
Het verzuimpercentage is de bekendste en meest gebruikte verzuimgrootheid. De berekening is in de kern simpel: het aandeel verzuimde werkdagen ten opzichte van het totaal beschikbare werkdagen in een bepaalde periode. Dat maakt het geschikt voor trendanalyse. Stijgt of daalt het verzuim binnen een organisatie, en hoe verhoudt dat zich tot voorgaande kwartalen of jaren? Voor die vraag is het verzuimpercentage een prima instrument.
Maar het percentage houdt geen rekening met wie er verzuimt en tegen welk salaris. Een organisatie met veel kortdurend verzuim bij junior medewerkers heeft een ander kostenplaatje dan een organisatie met minder verzuim, maar geconcentreerd bij senior functies met aanzienlijk hogere loonkosten. Het verzuimpercentage ziet die twee situaties als vergelijkbaar, of zelfs als de eerste organisatie slechter af. De portemonnee van de werkgever vertelt een ander verhaal.
Dat is geen fout in de berekening van het verzuimpercentage. Het is simpelweg niet waarvoor de grootheid is ontworpen. Het verzuimpercentage meet volume. Het zegt niets over waarde, of in dit geval: over kosten. Voor een directeur die wil weten wat verzuim de organisatie kost, is een ander instrument nodig.
Het ziekteverzuimkostenpercentage: van verzuimdagen naar verzuimkosten
Het ziekteverzuimkostenpercentage geeft inzicht in de bedrijfseconomische gevolgen van verzuim: hoeveel geld het verzuim daadwerkelijk kost, uitgedrukt als percentage van de totale loonkosten. De berekening houdt rekening met de loonkosten per medewerker per dag, het aantal verzuimde werkdagen en de hoogte van de loondoorbetaling bij ziekte.
In de praktijk werkt de berekening als volgt. Voor elke medewerker worden de loonkosten per dag vermenigvuldigd met het aantal verzuimde werkdagen in de analyseperiode. Daarbij tellen wachtdagen die voor eigen risico van de werknemer komen niet mee, en wordt gecorrigeerd voor het percentage van het loon dat daadwerkelijk wordt doorbetaald. Dat wordt opgeteld voor alle medewerkers en gedeeld door de totale loonkosten van de organisatie in diezelfde periode. Het resultaat is een percentage dat direct uitdrukt welk deel van de loonsom opgaat aan doorbetaald verzuim.
Dat is een ander gesprek dan 'ons verzuim is dit kwartaal met een half procent gestegen'. Het is een gesprek over concrete euro's, en dat verandert hoe een werkgever naar het cijfer kijkt.
Waarom dit onderscheid ertoe doet voor arbodiensten
Voor een casemanager of arbodienst die verzuimcijfers rapporteert aan een werkgever, maakt dit onderscheid het verschil tussen een cijfer dat wordt genoteerd en een cijfer waarop wordt gehandeld. Directeuren en financieel verantwoordelijken denken doorgaans in kosten, niet in percentages van beschikbare werkdagen. Een rapportage die het ziekteverzuimkostenpercentage meeneemt, sluit aan bij hoe de opdrachtgever zelf naar de organisatie kijkt en naar de eigen begroting.
Het geeft ook context aan re-integratiebeslissingen. Een traject dat wat langer duurt bij een medewerker met lagere loonkosten weegt financieel anders dan eenzelfde vertraging bij een medewerker met een hoog salaris. Dat betekent niet dat de begeleiding daardoor anders zou moeten zijn, iedere werknemer verdient dezelfde zorgvuldigheid, maar het geeft de werkgever wel een vollediger beeld bij het stellen van prioriteiten en het reserveren van budget voor verzuimbeleid.
Arbodiensten die alleen het verzuimpercentage rapporteren, laten een deel van hun toegevoegde waarde onbenut. Het ziekteverzuimkostenpercentage laat zien dat de arbodienst niet alleen het verzuim registreert, maar ook de financiële impact ervan begrijpt en kan duiden.
De nuance: het ziekteverzuimkostenpercentage is een ondergrens, geen totaalplaatje
Het kostenpercentage zoals hierboven beschreven, meet alleen de directe loonkosten van doorbetaald verzuim: salaris, sociale lasten en bijdragen aan regelingen zoals pensioen. Indirecte kosten, zoals toeslagen, overheadkosten en productiviteitsverlies door vervanging of achterstand, zijn hierin niet meegenomen. Die kosten zijn vaak lastig eenduidig te berekenen en verschillen sterk per organisatie. Bij de ene organisatie blijft het werk van een verzuimende medewerker gewoon even liggen, bij de andere wordt direct vervangende arbeid ingehuurd tegen extra kosten.
Dat betekent dat het daadwerkelijke kostenplaatje van verzuim voor de meeste organisaties hoger ligt dan het berekende ziekteverzuimkostenpercentage. Het percentage is een betrouwbare ondergrens, geen volledig kostenoverzicht. Dat is een belangrijke nuance om mee te geven bij een rapportage aan een werkgever, zodat het cijfer correct wordt geïnterpreteerd en er geen verkeerde verwachtingen ontstaan over wat er allemaal in het percentage is meegenomen.
Het kan bovendien wenselijk zijn om het kostenpercentage te onderscheiden naar de eigenrisicoperiode en de verzekerde periode van een werkgever. Dat kan bijvoorbeeld opleveren dat van de totale verzuimkosten in een periode een deel voor eigen risico is geweest en een ander deel via een verzekering wordt gedekt. De lengte van die eigenrisicoperiode verschilt per bedrijf, dus een algemeen geldend cijfer is daarvoor niet te geven. Voor een compleet beeld is het dus relevant om dit onderscheid in de rapportage mee te nemen.
Waar deze rekenregels vandaan komen
Het verzuimpercentage en het ziekteverzuimkostenpercentage zijn geen losse formules die iedereen naar eigen inzicht invult. Ze maken deel uit van een landelijke standaard voor ziekteverzuimgrootheden, ontwikkeld in samenspraak met arbodiensten, bedrijfsartsen, verzekeraars, sociale partners en overheidsinstanties. Die standaard kent vier officiële grootheden: het ziekteverzuimpercentage, de ziekmeldingsfrequentie, de gemiddelde ziekteverzuimduur en het ziekteverzuimkostenpercentage.
De aanleiding voor deze standaardisatie was simpel: voordat de rekenregels er waren, gebruikte vrijwel elke organisatie een eigen methode om verzuim te berekenen. Dat maakte onderlinge vergelijking lastig en leidde tot verwarring wanneer verschillende partijen, van arbodiensten tot verzekeraars, over hetzelfde verzuim spraken maar andere cijfers noemden. De standaard is er niet om voor te schrijven hoe een organisatie verzuimbeleid moet voeren, maar om te zorgen dat wanneer er wordt gerekend, dat op een consistente en navolgbare manier gebeurt.
Voor een arbodienst is het kennen van deze achtergrond relevant om twee redenen. Het onderbouwt waarom een rapportage volgens deze rekenregels meer waarde heeft dan een cijfer dat ergens anders vandaan komt. En het maakt duidelijk dat het ziekteverzuimkostenpercentage geen alternatieve of experimentele berekening is, maar een erkend onderdeel van dezelfde standaard als het verzuimpercentage.
De deeltijdfactor: waarom parttime medewerkers een correcte weging nodig hebben
Een aspect dat bij een handmatige berekening snel over het hoofd wordt gezien, is de deeltijdfactor. Niet elke medewerker werkt voor een volledige werkweek, en dat beïnvloedt hoe verzuim moet worden meegeteld. De deeltijdfactor wordt berekend door het aantal werkuren van een medewerker te delen door het aantal werkuren van een volledige aanstelling. Iemand die 24 uur werkt bij een fulltime aanstelling van 38 uur heeft een deeltijdfactor van 0,63. Iemand die structureel meer werkt dan een volledige aanstelling, bijvoorbeeld 40 uur bij een fulltime norm van 36 uur, heeft een deeltijdfactor van 1,11.
Zonder deze correctie tellen parttime medewerkers disproportioneel mee of juist te weinig in het verzuimpercentage en in de kostenberekening. Bij een organisatie met veel parttime medewerkers, wat in sectoren als zorg en retail eerder regel dan uitzondering is, kan dit een merkbaar verschil maken in de uitkomst. Het is een detail dat bij handmatige berekeningen makkelijk wordt vergeten, maar dat bij een systematische berekening standaard wordt meegenomen.
Welke medewerkers tellen mee: de juiste populatie bepalen
Een minder voor de hand liggende maar belangrijke stap in de berekening is het correct afbakenen van de populatie, ofwel: welke medewerkers worden meegeteld. De standaard rekent alleen medewerkers mee die recht hebben op loondoorbetaling door de werkgever zelf. Dat zijn medewerkers met een vast contract voor onbepaalde tijd, en medewerkers met een tijdelijk contract zoals oproepkrachten, zolang zij recht hebben op loondoorbetaling bij ziekte.
Uitzendkrachten vallen hier nadrukkelijk buiten. Zij zijn formeel in dienst van het uitzendbureau, dat verantwoordelijk is voor de loondoorbetaling bij ziekte, niet de organisatie waar ze feitelijk werken. Voor een arbodienst die rapporteert over meerdere werkgevers met wisselende personeelssamenstellingen, is dit een relevant punt: een verkeerde afbakening van de populatie leidt tot een vertekend verzuimpercentage én een vertekend kostenpercentage, ook als de onderliggende verzuimdata correct is.
Betrouwbaarheid: waarom groepsgrootte invloed heeft op de uitkomst
Verzuimcijfers zijn gevoelig voor toeval, vooral bij kleinere groepen medewerkers of kortere meetperiodes. Een enkele langdurige ziekmelding bij een team van tien mensen heeft een veel grotere invloed op het percentage dan diezelfde ziekmelding bij een team van honderd. Als algemene richtlijn geldt daarom een groep van minstens vijftig medewerkers om betekenisvolle uitspraken te kunnen doen over verschillen tussen periodes of tussen groepen.
Dat betekent niet dat het berekenen van verzuimkosten voor kleinere werkgevers zinloos is. Het cijfer blijft een accurate weergave van de daadwerkelijke kosten in die periode. Maar bij het interpreteren en vergelijken van cijfers over tijd is het goed om deze kanttekening mee te geven aan een werkgever met een kleiner team: een stijging of daling van een paar procentpunt kan bij een kleine populatie het gevolg zijn van één individuele situatie, niet per se van een structurele trend.
Deze berekening handmatig uitvoeren per medewerker, en dat consistent maandelijks herhalen voor een volledig klantenbestand, is voor een arbodienst met tientallen of honderden dossiers niet realistisch naast de dagelijkse begeleiding. Elke medewerker vraagt een aparte berekening op basis van actuele loongegevens en verzuimdagen, en een kleine fout in een van die berekeningen werkt door in het eindresultaat.
CompuCase berekent op basis van de vastgelegde loon- en verzuimgegevens automatisch de netto schade en tal van andere statistieken, die je direct kunt verwerken in maatwerkrapportages voor de werkgever. Zo hoeft een casemanager niet zelf per medewerker en per periode handmatig te gaan rekenen om een compleet financieel beeld van verzuim te krijgen.
Dat verandert het gesprek met een klant. In plaats van alleen een verzuimpercentage te rapporteren, kan een arbodienst laten zien wat verzuim daadwerkelijk kost, en hoe dat kostenpercentage zich ontwikkelt over tijd. Dat is een sterker verhaal richting de opdrachtgever, en het onderscheidt een arbodienst die verzuim registreert van een arbodienst die verzuim ook financieel weet te duiden.
Wat dit oplevert in de praktijk
Voor de werkgever levert dit direct bruikbare informatie op voor budgettering en besluitvorming. In plaats van te gissen naar de impact van verzuim, ziet de directeur een concreet percentage van de loonsom dat opgaat aan doorbetaald verzuim. Dat maakt investeringen in preventie of begeleiding makkelijker te verantwoorden, omdat de kosten van niets doen net zo goed in beeld zijn als de kosten van wel investeren.
Voor de arbodienst zelf versterkt dit de positie als adviespartner. Een rapportage die verder gaat dan alleen het verzuimpercentage, laat zien dat de arbodienst het volledige plaatje begrijpt: niet alleen hoeveel er wordt verzuimd, maar ook wat dat kost en waar ruimte zit om die kosten te beïnvloeden.
Meer weten over hoe je het ziekteverzuimkostenpercentage berekent? Lees de volledige berekening stap voor stap, of plan een demo en we laten je zien hoe de rapportages eruitzien in de praktijk.