Zo werkt automatische Poortwachter-signalering in de praktijk

Ondanks dat casemanagers de deadlines van de Wet Verbetering Poortwachter uit hun hoofd kennen, wordt er nog steeds wel eens iets gemist. Door het hoge volume aan dossiers is de kans dat er wat gemist wordt aanwezig. Juist de dossiers waar het stil blijft, verdwijnen het snelst naar de achtergrond tot het moment dat het te laat is.

Automatische signalering lost dat probleem structureel op. In dit artikel leggen we uit welke termijnen de Wet Verbetering Poortwachter oplegt, wat de gevolgen zijn van overschrijding, en hoe automatische signalering in CompuCase werkt voor een casemanager met een volle agenda.

De tijdlijn van de Wet Verbetering Poortwachter loopt van de eerste ziektedag tot de WIA-aanvraag en omvat meerdere verplichte stappen. De meeste zijn bekend, maar de late fase van het verzuimproces wordt structureel onderschat. De eerste weken trekken automatisch aandacht: er is veel contact, er moet van alles worden opgestart. Maar naarmate het verzuim langer duurt en er minder nieuws is, vervaagt de urgentie. En dat is precies het moment waarop de kritieke deadlines naderen.

Week 6 is het moment waarop een probleemanalyse of advies van de bedrijfsarts beschikbaar moet zijn. Er is geen directe sanctie aan verbonden, maar vertraging hier werkt door in de kwaliteit en volledigheid van de re-integratie. Week 8 is de deadline voor het opstellen van het Plan van Aanpak, samen met werkgever en werknemer. UWV beoordeelt later de volledigheid en tijdigheid.

Week 42 is de datum waarop de werkgever de ziekmelding bij UWV moet doen. Te laat melden betekent een boete voor de werkgever. De arbodienst is verantwoordelijk voor het tijdig signaleren van deze verplichting. Week 52 is het moment van de eerstejaars evaluatie, waarbij het re-integratieplan wordt bijgesteld als dat nodig is.

Week 88 is de deadline voor de WIA-aanvraag door de werknemer bij UWV. De werkgever is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van een compleet re-integratieverslag zodat de werknemer de aanvraag kan indienen. Te late of onvolledige aanlevering kan leiden tot verlenging van de loondoorbetalingsplicht. Week 93 is de harde eindgrens: het re-integratieverslag moet op dat moment compleet bij UWV liggen. Een negatief oordeel van UWV kan leiden tot een loonsanctie, waarbij de werkgever de loondoorbetaling moet verlengen met maximaal 52 weken. Dat is een ingrijpende financiële consequentie, en het hangt direct samen met hoe zorgvuldig het dossier is bijgehouden.

De 93e week is de meest gevreesde deadline in het verzuimproces. Niet alleen omdat de gevolgen groot zijn, maar ook omdat hij zo ver weg lijkt in de vroege fase van het verzuim. En zodra de urgentie vervaagt, is hij sneller bereikt dan verwacht.

Handmatig bijhouden van poortwachter deadlines werkt zolang de caseload beheersbaar is. Een casemanager met 20 dossiers kan dat organiseren met een agenda, een spreadsheet en discipline. Maar bij 80, 90 of 100+ dossiers verandert dat. De aandacht gaat naar de urgente gevallen, naar de dossiers waarbij iemand belt, waarbij iets misgaat, waarbij actie vereist is. De stille dossiers, waarbij alles op schema lijkt, blijven het langst buiten beeld. En juist in die stille dossiers naderen de late poortwachter deadlines.

Een ander risico van handmatig bijhouden is afhankelijkheid van kennis die in iemands hoofd zit. Als de casemanager die een dossier beheert ziek is, met vakantie gaat of vertrekt, verdwijnt de context. Wie neemt het dossier over? Wie weet welke stap er als volgende moet? Een goed ingericht systeem maakt die kennis expliciet en toegankelijk voor iedereen die bevoegd is.

Automatische signalering betekent dat het systeem de poortwachter deadlines berekent en bewaakt, zonder dat de casemanager er zelf naar hoeft te zoeken. CompuCase doet dat op basis van de eerste ziektedag van elk dossier. Zodra een dossier wordt aangemaakt, berekent het systeem alle kritieke datums in de tijdlijn van de Wet Verbetering Poortwachter. Die datums worden niet opgeslagen als statische notities, maar als actieve taken die op het juiste moment in het overzicht van de casemanager verschijnen.

Elke signalering heeft een ingestelde waarschuwingstermijn, zodat de casemanager ruim op tijd wordt gewaarschuwd en niet pas op de deadline zelf. Ze hoeft niet te onthouden wanneer welke stap moet. Ze opent haar overzicht en ziet wat er vandaag, morgen en deze week moet worden opgepakt.

Nadat een consult is afgesloten, plant het systeem automatisch de vervolgactie met de bijbehorende deadline. De casemanager geeft aan wat er besproken is en welke richting de re-integratie op gaat. CompuCase maakt op basis van die invoer de juiste opvolgactie aan. Geen handmatige planning, geen losse notitie in een agenda die morgen al over het hoofd kan worden gezien.

Voor de directeur van de arbodienst geeft dat zekerheid. Dossiers zijn op orde, poortwachter deadlines worden bewaakt, en het aansprakelijkheidsrisico is aantoonbaar gemitigeerd. Niet als claim, maar als aantoonbaar gevolg van hoe het systeem is ingericht.

Een systeem dat poortwachter deadlines bewaakt is alleen effectief als de casemanager het systeem ook daadwerkelijk gebruikt. En dat begint bij gebruiksvriendelijkheid. Een systeem dat moeilijk te bedienen is, dat te veel stappen vraagt voor simpele handelingen of dat een lange inwerkperiode vereist, wordt omzeild. Casemanagers vallen terug op vertrouwde gewoonten: de agenda, de spreadsheet, het geheugen.

Gebruiksvriendelijke casemanagement software zorgt ervoor dat de casemanager de acties die het systeem aanmaakt ook echt opvolgt, omdat het systeem zo is ingericht dat opvolgen minder tijd kost dan overslaan. Het Todo-overzicht in CompuCase is zo opgezet dat een casemanager bij het openen van het systeem direct ziet wat er vandaag moet. Geen zoeken, geen filteren, geen interpreteren. Direct duidelijk.

Dat is de combinatie die werkt: automatische signalering op poortwachter deadlines, gecombineerd met een interface die zo gebruiksvriendelijk is dat casemanagers er ook op dag één al mee werken. Niet na een cursus van drie dagen. Niet na weken van inwerken. Gewoon direct.

Lees ook ons eerdere artikel voor een breder overzicht van casemanagement verzuim bij een groeiende caseload: Casemanagement verzuim: zo houd je grip als je caseload groeit. 

Of plan een demo bij CompuCase en we laten je zien hoe de Poortwachter-signalering eruitziet in jouw situatie.