Overstappen naar een ander verzuimsysteem: zo zorg je voor een soepele overgang

Begin bij je contract en je planning

Kijk eerst naar je huidige contract. Wat is de opzegtermijn, en wanneer loopt het af? Zo weet je hoeveel tijd je hebt en voorkom je dat je maandenlang voor twee systemen betaalt.

Plan daarna terug vanaf die datum. Kiezen en inrichten kost meestal een paar weken. Kies een overstapmoment dat niet samenvalt met een drukke periode, zoals de jaarafsluiting of een grote nieuwe klant.

Breng in kaart wat er mee moet

Niet alles hoeft mee naar het nieuwe systeem, maar je moet wel weten wat er is. Maak een overzicht van je lopende dossiers, je afgesloten dossiers, de documenten, de werkgevers en dienstverbanden, en je afspraken per klant. 

Bepaal daarna wat echt mee moet. Lopende dossiers en actieve werkgevers horen erin. Afgesloten dossiers hoef je niet altijd over te zetten: veel arbodiensten gebruiken het oude systeem nog een tijd als naslagwerk. Spreek dat dan wel op tijd af met je oude leverancier.

Regel de privacy vooraf

Je verzuimsoftwareleverancier verwerkt persoonsgegevens namens jou. Daarom heb je met de nieuwe leverancier een verwerkersovereenkomst nodig voordat er data wordt overgezet. Vraag ook naar de certificeringen, zoals ISO 27001 en NEN 7510, en naar hoe medische gegevens zijn afgeschermd.

Bij je oude leverancier regel je het einde. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens hoort in een verwerkersovereenkomst te staan dat de leverancier de gegevens na afloop verwijdert of aan jou teruggeeft. Vraag dus op tijd een volledige export, en laat daarna schriftelijk bevestigen dat de gegevens zijn verwijderd.

Richt het nieuwe systeem in

Terwijl je oude systeem nog draait, richt je het nieuwe in. Hier zit het meeste werk, en daarom duurt deze stap meestal een paar weken. Begin bij je werkprocessen: welke acties volgen op een ziekmelding, en welke afspraken heb je per klant gemaakt? Leg die vast in workflows, zodat het systeem de juiste taken voor je inplant.

Zet daarna je sjablonen klaar: brieven, uitnodigingen en e-mails in je eigen huisstijl. De gebruikers gaan meestal mee in de migratie. Bepaal wel per rol wie welke werkgevers en gegevens ziet. Factureer je vanuit het systeem, leg dan ook je contractafspraken per werkgever vast. Hoe beter de inrichting klopt, hoe sneller je team na de overstap gewoon verder kan.

Begin met een proefmigratie

Een goede overstap begint met een proefmigratie. Je oude leverancier levert een export van je data, en de nieuwe leverancier importeert die eerst als proefdump. Zo komen verschillen in opbouw en ontbrekende gegevens boven tafel voordat het ertoe doet.

Jouw rol is controleren. Vergelijk het aantal dossiers, open een paar documenten en kijk of de dienstverbanden kloppen. Test ook de rechten: ziet iedere gebruiker alleen wat hij hoort te zien? Wat niet klopt, wordt in de import opgelost.

Daarna volgt de echte migratie. Omdat de import al getest is, verloopt die soepel en ben je snel operationeel. Kies daarvoor een rustig moment, en laat je werkgevers vooraf weten wanneer het gebeurt.

Neem je team en je klanten mee

Een nieuw systeem werkt pas als je team ermee aan de slag gaat. Plan een korte training voor je casemanagers en bedrijfsartsen, liefst vlak voor de overstap. Laat ze oefenen met een paar echte dossiers.

Informeer ook je werkgevers op tijd. Zij krijgen misschien een nieuwe inlog, een nieuwe app of een andere manier van ziekmelden. Gebruiken ze een koppeling met hun HR- of salarissysteem? Laat die dan tegelijk overzetten, zodat meldingen direct goed binnenkomen.

Checklist voor je overstap