Een compleet Poortwachter-dossier: wat moet erin staan?
Een dossier dat jaren later nog moet kloppen, begint niet bij het opzoeken. Het begint bij hoe het van dag één is opgebouwd. In ons vorige artikel bespraken we hoe de vergoedingsregeling WIA-herstel oude dossiers onverwacht weer relevant maakt, en waarom vindbaarheid en bewaartermijnen daarbij allebei een rol spelen. In dit artikel gaan we een stap terug in de tijd: hoe zorg je dat een Poortwachter-dossier vanaf het begin compleet is, zodat er jaren later niets ontbreekt op het moment dat het ertoe doet?
De Wet verbetering Poortwachter schrijft een vaste reeks stappen voor tijdens het eerste en tweede ziektejaar, met bijbehorende termijnen. Wie die stappen structureel goed doorloopt en vastlegt, bouwt vanzelf een dossier op dat compleet is. Wie dat aan het geheugen van een casemanager overlaat, loopt het risico dat er ergens een stap mist, iets wat pas jaren later aan het licht komt.
Wat de Wet verbetering Poortwachter voorschrijft
De belangrijkste mijlpalen zijn bekend bij iedere casemanager, maar zijn de moeite waard om even scherp te hebben. Uiterlijk in week 6 van het verzuim volgt de probleemanalyse door de bedrijfsarts. Uiterlijk in week 8 stellen werkgever en werknemer samen het Plan van Aanpak op. Vervolgens vinden periodieke evaluaties plaats, met een eerstejaarsevaluatie rond week 52 als belangrijk ijkpunt. Rond de 93e ziekteweek vraagt de werknemer de WIA-uitkering aan, en het re-integratieverslag vormt onderdeel van die aanvraag. Dat verslag moet dan compleet zijn, maar de opbouw ervan begint al vanaf de eerste ziektedag.
De Wet verbetering Poortwachter en de WIA-aanvraag zijn nauw met elkaar verbonden. De wet beschrijft welke stappen werkgever en werknemer tijdens de eerste 104 weken van ziekte moeten zetten. Wanneer een werknemer daarna een WIA-uitkering aanvraagt, kijkt het UWV niet alleen naar de mate van arbeidsongeschiktheid, maar ook naar het re-integratieverslag. Dat verslag is gebaseerd op het dossier dat tijdens het Poortwachter-traject is opgebouwd. Het Poortwachter-dossier bepaalt daarmee niet automatisch of iemand recht heeft op een WIA-uitkering, maar het is wel essentieel om de re-integratie-inspanningen van werkgever en werknemer te onderbouwen. Bij onvoldoende inspanningen kan het UWV een loonsanctie opleggen.
Een compleet Poortwachter-dossier is daarom meer dan een administratieve verzameling documenten. Het vormt de onderbouwing van wat er tijdens het re-integratietraject is gebeurd. Ontbreekt een Plan van Aanpak, een bijstelling of een voortgangsverslag, dan kan het lastiger worden om achteraf aan te tonen welke stappen zijn gezet en waarom.
Elke stap in dat proces genereert een document of een vastlegging: de probleemanalyse en de relevante niet-medische re-integratie-informatie die volgens de geldende privacyregels in het dossier mag worden opgenomen, het Plan van Aanpak, de tussentijdse bijstellingen, de voortgangsverslagen, en uiteindelijk het re-integratieverslag. Samen vormen die documenten het dossier dat aantoont dat de re-integratie zorgvuldig is doorlopen.
Wat een compleet dossier bevat
- De probleemanalyse en relevante re-integratie-informatie die volgens rol en wettelijke grondslag verwerkt mag worden, inclusief datum
- Het Plan van Aanpak, met vastlegging van de afspraken en betrokkenheid van werkgever en werknemer
- Elke bijstelling van het Plan van Aanpak, met reden en datum
- Voortgangsverslagen van periodieke evaluatiemomenten
- De eerstejaarsevaluatie rond week 52
- Communicatie met de werknemer over gemaakte afspraken
- Het re-integratieverslag dat onderdeel vormt van de WIA-aanvraag rond de 93e ziekteweek
Op papier is dit een overzichtelijke lijst. In de praktijk, verspreid over tientallen tot honderden dossiers en meerdere werkgevers tegelijk, is het geen lijst die je er als casemanager even bij doet. Een enkel gemist voortgangsverslag of een bijstelling die niet is vastgelegd, valt vaak pas op het moment op dat het dossier weer wordt geopend, soms jaren later.
Een ander punt dat vaak over het hoofd wordt gezien: het gaat niet alleen om het aanwezig zijn van deze documenten, maar ook om de juiste datering en onderlinge samenhang. Een Plan van Aanpak zonder duidelijke datum, of een voortgangsverslag dat niet aansluit op de eerdere bijstelling, roept bij een toetsing door het UWV meer vragen op dan een dossier waarin elke stap logisch op de vorige aansluit. Compleetheid gaat dus verder dan alleen 'is het er', het gaat ook om 'klopt de opbouw'.
Waarom automatische signalering het verschil maakt
Het probleem zit zelden in onwil. Het zit in schaal. Bij een caseload van 80 tot 100+ dossiers, allemaal met hun eigen begindatum en eigen tijdlijn, is het onthouden van elke individuele deadline geen realistische verwachting. Een systeem dat deadline-gestuurde workflows hanteert, neemt dat onthouden over: het weet vanaf de eerste ziektedag welke stap wanneer moet gebeuren, en signaleert dat ruim voordat de termijn verstrijkt.
Dat is een wezenlijk ander werkproces dan handmatig bijhouden in een agenda of los overzicht. Een gemiste deadline is dan geen kwestie van iets vergeten, maar van een taak die simpelweg nooit is aangemaakt of nooit is opgevolgd.
Hoe CompuCase dit ondersteunt
CompuCase berekent bij elk dossier automatisch de Poortwachter-termijnen vanaf de eerste ziektedag, van week 6 tot en met de 93e week. Die termijnen verschijnen als actieve taken in het overzicht van de casemanager, ruim voor de deadline, niet als losse notitie die iemand zelf moet onthouden. Zodra een stap is afgerond, wordt dat vastgelegd in het dossier, inclusief datum en het bijbehorende document.
Het resultaat is een dossier dat vanzelf compleet wordt opgebouwd tijdens het traject zelf, in plaats van dat er achteraf moet worden gereconstrueerd wat er is gebeurd. Dat is niet alleen prettig tijdens het lopende traject, maar precies wat een dossier jaren later weer bruikbaar maakt op het moment dat het onverwacht wordt opgevraagd.
Voor een arbodienst die tegelijk voor meerdere werkgevers werkt, telt dat des te zwaarder. Elke werkgever heeft zijn eigen personeelsbestand en dus zijn eigen set aan lopende trajecten, elk met een andere begindatum. Automatische signalering betekent dat de casemanager niet zelf per werkgever hoeft bij te houden welke termijn eraan komt, maar dat het systeem dat overzicht al klaar heeft staan, ongeacht hoeveel werkgevers of dossiers er tegelijk lopen.
De link met vindbaarheid en bewaartermijnen
Een dossier dat tijdens het traject goed is opgebouwd, is ook het dossier dat later het makkelijkst compleet terug te vinden is. Dat is precies de verbinding met wat we in ons vorige artikel bespraken: de vergoedingsregeling WIA-herstel laat zien dat dossiers van jaren geleden onverwacht weer relevant kunnen worden. Een dossier dat destijds structureel en volledig is vastgelegd, is dan geen zoekwerk, maar een kwestie van openen en tonen.
Goede dossieropbouw tijdens het traject en zorgvuldig beheer van bewaartermijnen achteraf zijn dus geen twee aparte onderwerpen. Het is dezelfde discipline, toegepast op twee momenten in de levensduur van een dossier: bij het opbouwen, en bij het bewaren.
Lees ook het vorige artikel over de vergoedingsregeling WIA-herstel en waarom oude dossiers vindbaar én compliant moeten blijven. Of plan een demo bij CompuCase en we laten je zien hoe automatische signalering dit in de praktijk ondersteunt.